日常の様子

★プロフェッショナル

ちょっと“いいもの”を買って,テンションというか

セルフイメージが俄然上がった気がしている

人と人の化学反応を科学して,日本の中小企業にファンを,粗利益を!

愛知県岡崎市のファンづくり専門チューター&小さな会社専門の行政書士,

『さわちゅう』こと,澤田隼人(さわだ はやと)です!

書類作成のプロ,ですから,書類作成の道具には

こだわっているほうです。筆記具についても…。

いい筆記具,買いました。

…プロフェッショナル,ですから。

-----------------------------------------------------------------—
あなたにとって,「プロフェッショナル」っていったい誰ですか?
-----------------------------------------------------------------—

「プロフェッショナル」と聞いて,あなたは誰を思い出しますか?
ちょっと考えてみてください…。

私にとって,プロフェッショナルと言えば,
【山本 貴司(やまもと たかし)】さんです。

誰?と言う声が思いっきり聞こえてきましたが(笑),
近畿大付属高校~近畿大職員まで,3歳からずーーっと水泳をされている
アトランタ・シドニー・アテネの五輪に3大会出場された
バタフライのプロ中のプロ,という方です。

…ただ,奥様のほうが有名ですね。奥様は「千葉すず」さんです。

さて,みなさんはいかがでしょうか?
多分,全然違う人が上がってきているので,この質問をセミナーですると,
結構面白い結果がいつも出ていて,講師として楽しいところではあります。

-----------------------------------------------------------------—
法則:言葉の共通化を行う。
-----------------------------------------------------------------—

よく,社長が部下にこういう指示を出したりします。
「俺たちはプロなんだから,プロの仕事をしろ!」

果たして,社長と部下に「プロフェッショナルって誰ですか?」という
質問をしたら,同じ人(答え)が返ってくるでしょうか?

多分,無理だと思います。

それ以外に,例えば「FAXを送っておいて!」とか「印鑑押しといて!」
というレベルですら,正しく伝わっているかは,
“本当は”分からない,という状態になっている会社さんが多いんです。

だからこそ,「言葉の共通化」ということが必要なのです。
この【共通化】をするためには,【社内辞書】を作ってあげるのが,
一番正確で,また手っ取り早いものだと考えています。

【FAX送信】という言葉を共通化できるように作成した,
社内辞書(業務規則)の一例をご紹介します。

-----------------------------------------------------------------–
【FAX送信】
個人情報が含まれているもの以外のものはFAXにて送信することができる。
(個人情報の定義については,個人情報保護マニュアルP5参照)

FAX送信をする場合には,当社指定のFAX送信用紙を表紙として作成し,
必ず送信内容と一緒に上長に提出し,承認(ハンコ)を得ること。
なお,短縮ダイヤルに登録されていないあて先に送信する場合には,
名刺・WEBページなどのFAX番号が正確であることを証明しうる物件とともに,
上長に提出しなければならない。

短縮ダイヤルに登録されている場合を除き,ダイヤルによりFAX送信を
行う場合には,送信者とは別の確認者とともにダイヤルを確認してから,
送信処理を行う。(短縮ダイヤルに登録されている場合には確認者不要。)

送信処理が完了したら,直ちに相手先に電話をかけ,
FAXが相手方に届いたことを確認すること。

FAX送信後,送信したFAXはFAX管理簿に閉じ保管すること。
なお,FAX管理簿は月末締めとし,締めたあと5年間保管する。
-----------------------------------------------------------------–

…例えば,こういうことです。これが全てできて,
【FAX送信】ということになります。

全てできていなければ,1つでも抜けていることがあれば,
【FAX送信】ということではないのです。

長い!と思われた方もいらっしゃるかとは思いますが,
全員が全員,この定められた手順ができるようになっていないと,
個人情報の漏洩などが起こったりします。

言葉の共通化がされていないと,同じ日本語であったとしても,
きちんと内容が伝わらないのです。

ある人にとっては,何でもFAXを送ってもいいんだと思ってFAXを送ったり,
またある人は,FAX送信に送付状をつけるなんて思わずFAXを送ったり
はたまたチェックを受けることなくFAXを送信したり…
なーんてことになってしまいます。

FAX送信については,あくまでも一例ですが,
【言葉が通じないなぁ…。】【通じてなかったなぁ…】と思ったこと,
一度や二度ではないかと思います。

そういったことがあった,という方は是非,言葉の共通化,
【社内辞書】を作ってみてください。
そうすると,きっと社内環境がよくなって,
業務が効率化できるようになります。

社内環境もそうですが,対お客様についてもそうです。
飲食店であればお水を出すタイミング,注文を出すタイミング,
料理の作り方,出し方…すべて共通化しておいたほうがよいでしょう。

お客様に対するサービスの提供についても均質化できて,
より顧客満足度があがる方向にビジネスがもっていける,
その原点が【言葉の共通化】だと私は考えています。

ちなみに,【FAX送信】の定義については,私がコンサルとして
【顧客対応の業務規則】を作成させていただいているところのものを
一部改変してご紹介いたしました。

ここの会社さんも,このようなルールはあったのですが,
成文化されていなかったので,実質的に機能していませんでした。
ので,あーんなことやこーんなことが起きて,結構大変なことに…。

そこで,書類作成の専門家である【行政書士】でもある私が,
言語化し,従業員教育の担当もさせていただいております。

【スマホをご利用の方】
↓をタップですぐ電話がかけられます!

tel

【チャットワーク】コンタクト追加はここ】

関連記事

  1. 日常の様子

    後継者を育てる。

    社長の責任の3分の1は,後継者を育てること。その場合,後継者ただ一人を…

  2. 日常の様子

    オフィスの様子

    行政書士ほみにす法務事務所のオフィスの様子です^^…

  3. 日常の様子

    買いたい本リスト 2010/03/28

    買いたい本が結構たまってきているさわちゅうです,こんばんは。最近,本,…

  4. 日常の様子

    お客様視点に…。

    久々にネクタイを追加購入した愛知県岡崎市の信者創出コンサルタント&行政…

  5. 日常の様子

    スッキリ美顔ローラー

    スッキリ美顔ローラー ゲルマニウムボール12個付き/著者不明 ¥2,…

  6. 日常の様子

    トップを狙え!

    トップになりたい人は,次の6つを守らなくてはならない。 一 自分の仕…

ちょっとしたことでもOKです

tel_side

最近の記事

PAGE TOP