日常の様子

★プロフェッショナル

ちょっと“いいもの”を買って,テンションというか

セルフイメージが俄然上がった気がしている

人と人の化学反応を科学して,日本の中小企業にファンを,粗利益を!

愛知県岡崎市のファンづくり専門チューター&小さな会社専門の行政書士,

『さわちゅう』こと,澤田隼人(さわだ はやと)です!

書類作成のプロ,ですから,書類作成の道具には

こだわっているほうです。筆記具についても…。

いい筆記具,買いました。

…プロフェッショナル,ですから。

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あなたにとって,「プロフェッショナル」っていったい誰ですか?
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「プロフェッショナル」と聞いて,あなたは誰を思い出しますか?
ちょっと考えてみてください…。

私にとって,プロフェッショナルと言えば,
【山本 貴司(やまもと たかし)】さんです。

誰?と言う声が思いっきり聞こえてきましたが(笑),
近畿大付属高校~近畿大職員まで,3歳からずーーっと水泳をされている
アトランタ・シドニー・アテネの五輪に3大会出場された
バタフライのプロ中のプロ,という方です。

…ただ,奥様のほうが有名ですね。奥様は「千葉すず」さんです。

さて,みなさんはいかがでしょうか?
多分,全然違う人が上がってきているので,この質問をセミナーですると,
結構面白い結果がいつも出ていて,講師として楽しいところではあります。

-----------------------------------------------------------------—
法則:言葉の共通化を行う。
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よく,社長が部下にこういう指示を出したりします。
「俺たちはプロなんだから,プロの仕事をしろ!」

果たして,社長と部下に「プロフェッショナルって誰ですか?」という
質問をしたら,同じ人(答え)が返ってくるでしょうか?

多分,無理だと思います。

それ以外に,例えば「FAXを送っておいて!」とか「印鑑押しといて!」
というレベルですら,正しく伝わっているかは,
“本当は”分からない,という状態になっている会社さんが多いんです。

だからこそ,「言葉の共通化」ということが必要なのです。
この【共通化】をするためには,【社内辞書】を作ってあげるのが,
一番正確で,また手っ取り早いものだと考えています。

【FAX送信】という言葉を共通化できるように作成した,
社内辞書(業務規則)の一例をご紹介します。

-----------------------------------------------------------------–
【FAX送信】
個人情報が含まれているもの以外のものはFAXにて送信することができる。
(個人情報の定義については,個人情報保護マニュアルP5参照)

FAX送信をする場合には,当社指定のFAX送信用紙を表紙として作成し,
必ず送信内容と一緒に上長に提出し,承認(ハンコ)を得ること。
なお,短縮ダイヤルに登録されていないあて先に送信する場合には,
名刺・WEBページなどのFAX番号が正確であることを証明しうる物件とともに,
上長に提出しなければならない。

短縮ダイヤルに登録されている場合を除き,ダイヤルによりFAX送信を
行う場合には,送信者とは別の確認者とともにダイヤルを確認してから,
送信処理を行う。(短縮ダイヤルに登録されている場合には確認者不要。)

送信処理が完了したら,直ちに相手先に電話をかけ,
FAXが相手方に届いたことを確認すること。

FAX送信後,送信したFAXはFAX管理簿に閉じ保管すること。
なお,FAX管理簿は月末締めとし,締めたあと5年間保管する。
-----------------------------------------------------------------–

…例えば,こういうことです。これが全てできて,
【FAX送信】ということになります。

全てできていなければ,1つでも抜けていることがあれば,
【FAX送信】ということではないのです。

長い!と思われた方もいらっしゃるかとは思いますが,
全員が全員,この定められた手順ができるようになっていないと,
個人情報の漏洩などが起こったりします。

言葉の共通化がされていないと,同じ日本語であったとしても,
きちんと内容が伝わらないのです。

ある人にとっては,何でもFAXを送ってもいいんだと思ってFAXを送ったり,
またある人は,FAX送信に送付状をつけるなんて思わずFAXを送ったり
はたまたチェックを受けることなくFAXを送信したり…
なーんてことになってしまいます。

FAX送信については,あくまでも一例ですが,
【言葉が通じないなぁ…。】【通じてなかったなぁ…】と思ったこと,
一度や二度ではないかと思います。

そういったことがあった,という方は是非,言葉の共通化,
【社内辞書】を作ってみてください。
そうすると,きっと社内環境がよくなって,
業務が効率化できるようになります。

社内環境もそうですが,対お客様についてもそうです。
飲食店であればお水を出すタイミング,注文を出すタイミング,
料理の作り方,出し方…すべて共通化しておいたほうがよいでしょう。

お客様に対するサービスの提供についても均質化できて,
より顧客満足度があがる方向にビジネスがもっていける,
その原点が【言葉の共通化】だと私は考えています。

ちなみに,【FAX送信】の定義については,私がコンサルとして
【顧客対応の業務規則】を作成させていただいているところのものを
一部改変してご紹介いたしました。

ここの会社さんも,このようなルールはあったのですが,
成文化されていなかったので,実質的に機能していませんでした。
ので,あーんなことやこーんなことが起きて,結構大変なことに…。

そこで,書類作成の専門家である【行政書士】でもある私が,
言語化し,従業員教育の担当もさせていただいております。

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